O Conselho Federal de Enfermagem (COFEN) implementou uma nova Ordem de Serviço para regulamentar o uso e agendamento de seus espaços institucionais. A medida visa otimizar a utilização de salas de reuniões, treinamento, multiuso, estúdio e auditório, estabelecendo procedimentos claros e responsabilidades para garantir a eficiência na gestão desses recursos.
A nova norma, assinada pelo Presidente Manoel Carlos Neri da Silva e pelo Primeiro-Secretário Vencelau Jackson da Conceição Pantoja, detalha desde a solicitação até a confirmação do uso dos locais. O objetivo principal é assegurar que os espaços sejam empregados de forma organizada e rastreável, priorizando as atividades finalísticas do COFEN.
A regulamentação abrange uma série de locais, incluindo diversas salas de reuniões e treinamento, uma sala multiuso equipada com cozinha, um estúdio de gravação e o auditório. A utilização de espaços como o Plenário e a Sala da Diretoria, contudo, é restrita às reuniões oficiais, a menos que haja autorização específica da presidência.
O horário padrão para a utilização desses espaços é das 7h às 19h, de segunda a sexta-feira, excluindo feriados. Solicitações para uso fora desse período exigirão justificativa formal e aprovação expressa da presidência, reforçando a necessidade de planejamento e controle.
O processo de agendamento requer antecedência mínima de dez dias corridos, com exceções para situações emergenciais que necessitem de aprovação da área gestora. As solicitações devem ser realizadas por meio de um sistema eletrônico, onde o usuário deve preencher informações essenciais como nome, setor, data, horário, finalidade, número estimado de participantes e recursos necessários.
A prioridade de agendamento é concedida às atividades institucionais dos membros do Plenário do COFEN. Após estas, as demais solicitações são atendidas por ordem cronológica, garantindo um sistema justo e transparente para todos os setores e interessados.
Gestão e Responsabilidades dos Espaços
A gestão e o controle dos espaços institucionais foram distribuídos entre diferentes setores do COFEN, cada um com responsabilidades específicas. O Setor de Patrimônio cuida das Salas de Reuniões, enquanto a Assessoria de Eventos gerencia o Auditório e a Sala Multiuso com Cozinha.
O Departamento de Educação Corporativa é responsável pelas Salas de Treinamento e pelo Estúdio. Outros espaços, se criados futuramente, terão sua gestão definida por ato da presidência. Essa divisão visa especializar a administração de cada tipo de local.
Cabe a cada setor gestor receber e analisar as solicitações, manter as agendas atualizadas, orientar os usuários sobre as normas, verificar as condições dos espaços antes e após o uso, e comunicar quaisquer danos ou intercorrências. A organização e o rastreamento dos eventos também são responsabilidades desses setores, que utilizam sistemas internos para controle.
Os usuários têm o dever de utilizar o espaço de acordo com a finalidade declarada, respeitar os horários, zelar pela conservação e limpeza, e comunicar imediatamente qualquer irregularidade. Danos causados ao patrimônio durante a utilização geram responsabilidade para o usuário. O descumprimento das normas pode acarretar sanções administrativas.
Otimização e Transparência na Utilização de Recursos
A nova Ordem de Serviço representa um avanço na gestão de recursos físicos do COFEN, buscando maximizar a eficiência e a transparência. Ao detalhar cada etapa do processo de agendamento, desde a solicitação inicial até a confirmação final, a medida assegura que todos os procedimentos sejam documentados e rastreáveis.
A clara definição de responsabilidades para os setores gestores e para os usuários finais contribui para a preservação do patrimônio e para a organização das atividades. A expectativa é que a regulamentação reduza conflitos de agendamento e otimize o uso de cada espaço, alinhando a disponibilidade dos locais com as demandas institucionais e, em casos excepcionais, com eventos de interesse da categoria.
A implementação desta ordem de serviço também prevê a necessidade de suporte técnico e operacional, como serviços de TI e de apoio logístico, que devem ser acionados com antecedência. Essa integração entre os setores garante que os eventos ocorram sem contratempos, com a infraestrutura necessária à disposição. A normativa entra em vigor a partir de sua assinatura, revogando disposições anteriores e promovendo um ambiente mais estruturado para a utilização dos espaços do Conselho.
